Oggi in ufficio si utilizzano molti strumenti telematici e questo può offrire la possibilità di eliminare un po' di materiale cartaceo e fare anche bene all'ambiente.
Si può anche ridurre del 95% il consumo di carta e per diversi motivi.
1. Chiedete ai vostri subappaltatori, clienti, fornitori di trasformare tutto in e-fattura
Al ricevimento di una fattura, contattare il reparto di fatturazione e chiedere loro di fermare l'invio di carta. Molti servizi come EDF, operatori telefonici e altri servizi amministrativi offrono già la fatturazione elettronica
Anche i report mensili di conti correnti bancari possono essere in formato digitale.
L'obiettivo è quello di fermare il problema alla fonte, coinvolgendo direttamente gli emittenti.
2. Salvare come PDF
Il formato digitale per eccellenza del "senza carta" è il PDF, può convertire, giocare e creare documenti che non possono più essere modificati in seguito (se non per il suo creatore, ma solo per la versione ottimale di Adobe)
Ogni giorno, quando si riceve un documento cartaceo, si fa la scansione direttamente e si converte automaticamente in PDF.
Per convertire qualsiasi tipo di documento digitale in PDF, si può usare PDFCreator che crea una stampante virtuale che consente di stampare in Pdf quindi, molto utile.
3. ordinare i documenti
Ordinare i documenti è un passaggio critico in un'organizzazione senza carta, anche se può essere difficile e fastidioso per magazzini a volte.
Creare categorie e sottocategorie.
Alcune categorie globali per iniziare sono:
amministrazione
banca
assicurazione
bollette di acqua, elettricità, telefono
contratti
4. elementi distinti che devono rimanere in stampa
tasse
Certificati (nascita, matrimonio, libro di famiglia ...)
ecc ...
5. Accessorize con piccoli gadget che garantiscono la massima efficienza:
Scanner Flatbed
32GB chiavetta USB
Un trituratore (minimo 12 fogli)
Si prega di notare, di acquistare 2 o 3 dischi rigidi o una chiave USB, perché una volta che si esegue la scansione di documenti, la copia cartacea è perduta per sempre.
Si può anche ridurre del 95% il consumo di carta e per diversi motivi.
1. Chiedete ai vostri subappaltatori, clienti, fornitori di trasformare tutto in e-fattura
Al ricevimento di una fattura, contattare il reparto di fatturazione e chiedere loro di fermare l'invio di carta. Molti servizi come EDF, operatori telefonici e altri servizi amministrativi offrono già la fatturazione elettronica
Anche i report mensili di conti correnti bancari possono essere in formato digitale.
L'obiettivo è quello di fermare il problema alla fonte, coinvolgendo direttamente gli emittenti.
2. Salvare come PDF
Il formato digitale per eccellenza del "senza carta" è il PDF, può convertire, giocare e creare documenti che non possono più essere modificati in seguito (se non per il suo creatore, ma solo per la versione ottimale di Adobe)
Ogni giorno, quando si riceve un documento cartaceo, si fa la scansione direttamente e si converte automaticamente in PDF.
Per convertire qualsiasi tipo di documento digitale in PDF, si può usare PDFCreator che crea una stampante virtuale che consente di stampare in Pdf quindi, molto utile.
3. ordinare i documenti
Ordinare i documenti è un passaggio critico in un'organizzazione senza carta, anche se può essere difficile e fastidioso per magazzini a volte.
Creare categorie e sottocategorie.
Alcune categorie globali per iniziare sono:
amministrazione
banca
assicurazione
bollette di acqua, elettricità, telefono
contratti
4. elementi distinti che devono rimanere in stampa
tasse
Certificati (nascita, matrimonio, libro di famiglia ...)
ecc ...
5. Accessorize con piccoli gadget che garantiscono la massima efficienza:
Scanner Flatbed
32GB chiavetta USB
Un trituratore (minimo 12 fogli)
Si prega di notare, di acquistare 2 o 3 dischi rigidi o una chiave USB, perché una volta che si esegue la scansione di documenti, la copia cartacea è perduta per sempre.